Hoje em dia existe um grande fluxo de dados, é por isso que mais e mais informações, dados e arquivos devem ser protegidos. Por causa disso, sempre que falamos sobre informações impessoais esse assunto torna-se cada vez mais importante. Cada vez mais empresas, corporações, empresas, organizações, etc. tentam proteger suas informações de roubo e divulgação. Mas na Era da Internet isso torna-se cada vez mais difícil. Então para esta finalidade foram criadas salas virtuais de dados. Ainda a 15 anos atrás ninguém sabia sobre sala de dados virtual. Inicialmente salas de dados virtuais foram criadas como uma alternativa às salas físicas de dados durante o procedimento de devida diligência.
Antes da era de Internet, apresentação dos documentos para participantes da transação, foi possível de seguinte maneira:
• O vendedor alocava ou alugava uma ou várias salas onde foram guardados documentos em papel.
• Havia um horário para visitar e operar com documentos para potenciais compradores (licitantes).
• Caso se os licitantes eram de outra cidade ou do país, os seus representantes faziam uma viagem de negócios para centros culturais mundiais e regiões industriais, gastando tempo e dinheiro para viagem.
As seguintes afirmações provam as vantagens da sala de dados virtual:
1. Protecção e controlo total dos direitos de acesso aos documentos, incluindo após a sua descarga a da sala de dados virtual;
2. Máxima conveniência para o usuário integrar com um programa comum (Windows Explorer, Outlook ou outros);
3. Registo de acções de utilizadores externos relativamente ao documento protegido;
4. A possibilidade de anulação dos direitos de acesso aos documentos, incluindo após a sua descarga da sala de dados virtual;
5. Servidão para o usuário final. Você poderá criar VDR em apenas alguns cliques.
6. A Data Room Virtual permite criar o armazenamento protegido com uma oportunidade de restrição de direitos de acesso sem apagar marcas d’água em documentos privados.
7. O usuário pode criar várias áreas de trabalho e pastas para operação conjunta com documentos junto com os funcionários.
8. Cada usuário possui acesso aos documentos durante o dia inteiro, sete dias por semana.
9. Possibilidade de pesquisa dos documentos necessários com a ajuda de palavras-chave.
10. A sala de dados é representada em forma de um site especial na Internet que o torna o uso muito confortável e fácil.
Obviamente as salas virtuais de dados têm precedência sobre salas de dados habituais. Como resultado disso podemos ver que cada vez mais empresas grandes, companhias e outras instituições preferem VDR. Caso se você precisar assistência de investidores, e é necessário fornecer dados confidenciais para as determinadas pessoas de forma rápida e segura, então a sala de dados virtual certamente vai lhe ajudar.
Os provedores de VDR oferecem uma gama de serviços completa, desde a digitalização, edição, indexação de documentos, controle de qualidade, coleção de dados até a obtenção de dados, necessários para a resolução de disputas após a transação e integração pós-fusão. A fim de convencer do benefício da sala de dados virtual é necessário testar a funcionalidade do sistema de versão demo ou instalar a “sala” no escritório da organização.